正文

四川省都江堰管理局机关档案管理实施办法(试行)

[发布日期:2015年8月19日]

四川省都江堰管理局机关档案管理实施办法

(试行)   

第一章      

 

    第一条  为了加强我局档案工作,提高科学管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为全局工作服务,为我局积累档案史料,根据《中华人民共和国档案法》,国家计委“建设项目(工程)验收办法”,水利部《水利工程建设项目档案管理规定》和国家档案局相关规定,特制订本办法。

    第二条  本办法涉及的档案是指我局在社会活动中直接形成的,保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。

 

第二章   档案室及其职责

 

    第三条 局档案室隶属局办公室,依照《中华人民共和国档案法》第七条的规定,履行下列职责:

    (一)  贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,建立、健全全局档案工作规章制度。

    (二)  根据档案的不同等级,采取有效措施,加以保护和管理。

    (三)  指导全局文字、图表、音像及其他各种资料的形成、积累和归档工作。

    (四)  统一管理全局的档案,督促各部门及时归档并清理借阅未还的情况明细,逐一催还。

    (五)  为档案利用户利用档案创造方便条件,主动开展档案利用服务工作。

    (六)  注意掌握档案的利用效果,做好档案利用效果的登记工作,从而了解和掌握提供档案信息后相关部门所取得的经济效益和社会效益。

    (七)  对档案专属库房内所配备的防盗、防火、防渍、防有害生物等设施进行日常巡查,并配合相关部门做好备案及定期检查工作。

第二章         立卷归档

    第四条   按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由局属各部门文书管理人员收集齐全,并进行整理、立卷,定期交局档案室集中管理。归档材料无论多少必须按时全部归档。归档日期为次年4月30日之前逾期将由办公室逐一催缴。各部门文书人员归档之前应先打印好卷内目录【其内容为:序号、来文编号、标题、日期、页码、备注】

    第五条  局属各部门文书管理人员平时需按照公文规范程序,做好文件的登记、催办、清退、归档工作,如发生文件材料遗漏,应立即追缴,并采取补救措施,使文件材料整齐、完整。

    第六条  各建设项目(工程)从提出、立项、审批勘察设计、施工、生产准备到竣工全过程的资料(包括报批文件、招投标书、设计图、施工图、竣工图、竣工验收等资料)都要收集齐全、立卷归档。在工程竣工验收时,建设部门必须主动邀请局办公室安排档案专员前往检验各种资料是否收集齐全,待档案室出具工程资料完整归档清单后,该项工程才能验收,否则不予验收,财务不予报销。

    第七条  各部门在会议、参观、考察等公务活动中获得的资料,以及在重大事件、工程建设中所形成的摄影、摄像、录音资料一律在形成后七个工作日内归档。摄影、摄像档案资料要注明时间、地点、中心人物、责任人。特别重要的资料需请示局领导后冲洗、刻制备份。

    第八条  供水处应设专人负责水文资料的收集和归档工作。因其特殊性和重要性,各使用部门只能保存最近4年的水文资料复印件,原件按档案管理相关要求逐年归档,超过时间规定的复印件应上交办公室档案室统一销毁。

第三章          档案借(查)阅

 

    第九条  查阅、借阅流程按照资料重要程度划分为三种,具体规定如下:

    普通资料: 查阅、借阅部门向局办提出申请,并填写查/借阅单,经办公室同意后方能复印或借出。

    重要资料: 查阅、借阅部门向局办提出申请,填写查/借阅单,由部门主要负责人签字认可,经办公室同意,获得局领导批准后,方能复印或借出。

    机密、秘密、技术档案资料:一般不借出、不复制、不摄影,确因工作需要,应先填写借阅单并注明范围、内容、用途,由部门主要负责人签字认可,经办公室同意,获得局长批准后,方可借出。

    第十条   档案资料一次借期为1个月,逾期必须先将资料退回后再重新办理借阅手续,逾期不还者,档案室要及时催还。

    第十一条  我局的所有档案,任何部门和个人都不得私自转借、复制或出卖给外单位人员。

    第十二条   外单位来局借阅档案资料者,凭单位介绍信,并要注明查阅内容、用途,经局办公室同意,报局领导批准后方能借阅。

    第十三条   任何单位或个人查阅借阅复制工程设计资料,水文资料等相关资料后,需缴纳相应资料成本摊销费用。

    第十四条   借阅的档案资料要妥善保存,不得损坏和作任何符号。

    第十五条   局职工工作调动、退职、退休、死亡的,在局人教处办理手续时,需由档案室出具档案已归还证明后,方可办理,否则不予办理。

 

第五章    罚则

 

    第十六条 所有档案管理要求,均纳入局绩效考核,具体扣分细则参照绩效考核办法。

    第十七条  档案借阅资料逾期不还,局办公室将以督办通知的形式予以催还,催还不还者扣除部门及借阅人相应绩效分。发生各类档案资料损坏、遗失对借阅人加重扣分。

    第十八条  各类文件、工程竣工的技术、文书、图纸等资料未按归档时间归档,扣除部门及文书管理人员相应绩效分。若因工作失误,发生各类档案资料破损、丢失而造成不良影响的,对部门负责人、文书档案管理人员加重扣分,情节严重的进行通报批评,当事人和部门不得参加局评优。

    第十九条  在管理、借阅档案中未按规定办事,违反借阅流程,造成档案泄密、流失或者侵权行为发生,给单位造成不良影响和经济损失的,要追究当事人和部门负责人责任,由绩效考核考评小组认定后加重扣分,对部门给予通报批评。

第六章        附则

   第二十条  局保密办的档案工作,参照《档案法》和本办法确保的原则执行。

    第二十一条 本办法自发布之日起执行,由局办公室负责解释。原《都江堰管理局文书、科技材料立卷归档管理办法》同时废止。