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人二处〔2013〕153号
四川省都江堰人民渠第二管理处
关于进一步规范公文格式的
通 知
处属各单位：
为贯彻落实《党政机关公文处理条例》文件要求，进一步提升单位形象，发扬严谨、细致的办文传统，现就规范公文格式提出以下要求：
一、公文版面要求
（一）公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。
（二）公文页面设置为上：3.7厘米、下：3.5厘米、左：2.8厘米、右：2.6厘米。
（三）一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。
二、公文主体要求
（一）公文标题
一般用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）主送机关
编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记部分“抄送机关”之上一行，不加分隔线，其标注方式与“抄送机关”一样。
（三）正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
（四）附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（五）发文机关署名、成文时期和印章
发文机关署名用标准名称或规范化简称。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
需加盖公章的文件，成文时期一般右空四字编排。在成文时期之上，以成文时期为准剧中编排发文机关署名。印章端正、居中下压发文机关署名和成文时期，使发文机关署名和成文时期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
不需加盖公章的文件，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
（六）附注
如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如：起草函时，联系人方式既属于附注内容。
（七）附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
（八）公文中计量单位的用法应当符合GB 3100（国际单位制及其应用）、GB 3101（有关量、单位和符号的一般原则）和GB 3102[（所有部分）量和单位]，标点符号的用法应当符合GB/T 15834（标点符号用法），数字用法应当符合GB/T 15835（出版物上数字用法）。
三、常用公文的格式要求
（一）通知
通知主要由标题、主送对象、正文、落款四部分构成。标题一般格式：制发机关＋事由＋通知；正文首先要写清通知的前言即制发通知的缘由、目的、依据等，其次要写出通知事项，分条列项，条目分明；最后的结语部分要意尽言止。
格式规范按照《党政机关公文处理工作条例》要求执行。通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，是被通知者一目了然，便于遵照执行。
（二）请示
开头部分的要点是交代清楚请示的缘由。
在请示的主体部分要说明请求事项。包括办法、措施、主张、看法等。事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，一条一条地写出来，条理要清楚，重点要突出。注意：事项简单的，往往和结语合为一句话。
请示的结语部分大部分有固定格式，如期复请求用语常见的有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等等。结语是请示必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。
另请示写作需注意以下几点：一份请示只能写一件事；请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门；不越级请示；不抄送下级。
（三）报告
报告的开头要概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。
主体部分内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。
结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写"请审阅"或"特此报告"等语作结。
报告的使用要注意与请示区分开。
（四）纪要
纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。
（五）信函
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。
发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。
四、行文规则注意事项
（一）行文应确有必要，注重效用。
（二）注意隶属关系，一般不得越级请示和报告。
（三）单位各部门可相互行文，非隶属关系行文应采用函，各基层单位对外行文需抄送管理处。
（四）联合发文，注意级别要相当。
（五）向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关。
（六）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，其他有关上级可抄送，不得抄送下级。
（七）“报告”中不得夹带请示事项。
（八）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“报告”和“意见”。
（九）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。
请处属各单位认真按照要求执行，切实规范公文格式。
特此通知。
四川省都江堰人民渠第二管理处
2013年12月3日
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人民渠二处办公室 2013年12月3日印发
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